Quy trình

Bạn đã bao giờ chuẩn bị xong kiện hàng, mang ra bưu cục rồi bị trả về vì thiếu chứng từ hải quan? Hoặc hàng gửi đi cả tuần mà vẫn chưa thấy cập nhật tracking? Đó là những vấn đề cực kỳ phổ biến khi gửi hàng ra nước ngoài mà không nắm rõ quy trình chuyển phát quốc tế.

Trong bối cảnh thương mại điện tử xuyên biên giới bùng nổ — doanh thu xuất khẩu qua sàn TMĐT tại Việt Nam tăng mạnh trong giai đoạn 2024–2025 — nhu cầu gửi hàng quốc tế không chỉ của doanh nghiệp mà còn của cá nhân ngày càng tăng cao.​

Quy trình chuyển phát quốc tế nghe có vẻ phức tạp, nhưng thực ra nó có thể chia thành 5–7 bước rõ ràng, và khi bạn hiểu từng bước, mọi thứ trở nên đơn giản hơn rất nhiều. Bài viết này sẽ giúp bạn:​

• Nắm chắc toàn bộ các bước trong quy trình chuyển phát quốc tế từ lúc đóng gói đến khi hàng đến tay người nhận

• Hiểu thủ tục hải quan, tránh bị giữ hàng

• So sánh các hãng uy tín: DHL, FedEx, UPS, EMS

• Biết mặt hàng nào được/không được gửi

• Tối ưu chi phí và rút ngắn thời gian giao hàng

Dù bạn là cá nhân gửi quà cho người thân ở nước ngoài hay doanh nghiệp xuất hàng thường xuyên, bài viết này đều dành cho bạn!

---

Quy Trình Chuyển Phát Quốc Tế Gồm Mấy Bước?

Quy trình chuyển phát quốc tế về cơ bản bao gồm 5–7 bước tùy theo hãng vận chuyển, nhưng đều xoay quanh 4 mốc chính: tiếp nhận – thông quan xuất – vận chuyển – thông quan nhập và giao hàng. Đây là sơ đồ tổng quát bạn cần nắm:​

Bước 1: Chuẩn bị hàng hóa và chứng từ

• Đóng gói hàng hóa đúng tiêu chuẩn (chắc chắn, chống sốc, chống ẩm)

• Ghi rõ thông tin người gửi, người nhận (địa chỉ đầy đủ, số điện thoại, mã bưu chính)

• Khai báo nội dung hàng hóa và giá trị thực tế

Bước 2: Tiếp nhận và tạo vận đơn

• Liên hệ hãng vận chuyển (DHL, FedEx, UPS, EMS…) để đặt lịch lấy hàng hoặc mang đến bưu cục

• Nhân viên kiểm tra và tạo vận đơn (Airway Bill), dán tem tracking

• Vận đơn phải có chữ ký người gửi và xác nhận của nhân viên chuyển phát mới hợp lệ​

Bước 3: Khai báo và thông quan xuất khẩu

• Khai tờ khai hải quan điện tử qua hệ thống VNACCS/VCIS​

• Hải quan phân luồng: Luồng xanh (thông quan ngay), Luồng vàng (kiểm tra chứng từ), Luồng đỏ (kiểm tra thực tế hàng hóa)​

• Hàng tại Hà Nội và TP.HCM có thể làm thủ tục tại chi cục chuyển phát nhanh, không cần ra cửa khẩu​

Bước 4: Vận chuyển quốc tế

• Hàng được tập kết về trung tâm khai thác, sau đó đưa lên máy bay (hoặc tàu biển tùy dịch vụ)

• Theo dõi hành trình qua mã tracking trên website hãng

Bước 5: Thông quan nhập khẩu tại nước đến

• Hải quan nước nhận kiểm tra chứng từ và hàng hóa

• Người nhận có thể phải nộp thuế nhập khẩu nếu giá trị hàng vượt ngưỡng miễn thuế của nước đó​

Bước 6: Phân phối và giao hàng tận nơi

• Hàng từ sân bay/cảng đến trung tâm khai thác địa phương

• Nhân viên liên hệ xác nhận địa chỉ, thời gian giao trước khi phát hàng​

💡 Mẹo nhỏ: Luôn lưu lại mã tracking và số vận đơn ngay khi gửi. Đây là “chìa khóa” để tra cứu tình trạng hàng và xử lý khiếu nại nếu có vấn đề phát sinh.

---

Thủ Tục Hải Quan Khi Gửi Hàng Quốc Tế

Đây là bước khiến nhiều người “dính đòn” nhất. Quy trình chuyển phát quốc tế có thể bị ách tắc hoàn toàn nếu thủ tục hải quan không đúng. Theo hướng dẫn của Tổng cục Hải quan, các bước thủ tục gồm:​

Hồ Sơ Hải Quan Cần Chuẩn Bị

• Tờ khai hải quan: Hiện nay khai báo điện tử qua phần mềm chuyên dụng, không cần viết tay​

• Invoice (hóa đơn thương mại): Ghi rõ tên hàng, số lượng, đơn giá, tổng giá trị

• Packing List (bảng kê hàng hóa): Chi tiết từng món trong kiện hàng

• Airway Bill (vận đơn hàng không): Do hãng vận chuyển cấp

• Giấy phép xuất khẩu (nếu hàng hóa thuộc diện quản lý chuyên ngành)

Hệ Thống Phân Luồng Hải Quan

​

Mình từng gặp trường hợp khách hàng khai giá trị hàng thấp hơn thực tế để “né thuế” — kết quả là bị giữ hàng, phạt tiền và mất thêm 3 ngày làm việc để giải phóng lô hàng. Khai báo trung thực luôn là lựa chọn khôn ngoan nhất.

Lưu Ý Về Thuế Nhập Khẩu Ở Nước Đến

• Mỗi quốc gia có ngưỡng miễn thuế nhập khẩu khác nhau (ví dụ: Mỹ miễn thuế hàng dưới 800 USD; EU từ 1/7/2021 đã bỏ miễn thuế với hàng dưới €22)

• Người nhận chịu trách nhiệm nộp thuế nhập khẩu (nếu có) trước khi nhận hàng​

• Nên thông báo trước cho người nhận để tránh bị từ chối nhận, dẫn đến hàng bị trả về

---

So Sánh Các Hãng Chuyển Phát Quốc Tế Uy Tín

Thị trường hiện có nhiều lựa chọn. Mỗi hãng có thế mạnh và mức giá riêng. Đây là bảng so sánh tổng quan để bạn dễ lựa chọn:

Lưu ý 2026: DHL Express vừa điều chỉnh biểu phí tăng trung bình 5,9% có hiệu lực từ 1/1/2026. FedEx cũng cập nhật bảng giá mới từ 5/1/2026. Hãy kiểm tra giá mới nhất trước khi gửi hàng.

Đại Lý Vận Chuyển — Lựa Chọn Tiết Kiệm Hơn?

Nhiều khách hàng cá nhân và doanh nghiệp nhỏ chọn gửi qua đại lý ủy quyền (như Indochina Post, Fly Express, Giahan Holdings…) thay vì trực tiếp với hãng lớn. Lý do:​

• Chiết khấu cao hơn (lên đến 30% so với giá niêm yết)​

• Hỗ trợ thủ tục hải quan trọn gói

• Tư vấn lựa chọn dịch vụ phù hợp từng loại hàng

Nhược điểm: Dịch vụ hậu mãi và bảo hành không toàn diện như gửi trực tiếp với hãng.​

---

Thời Gian Chuyển Phát Quốc Tế Mất Bao Lâu?

Quy trình chuyển phát quốc tế thường mất từ 3 đến 15 ngày làm việc, tùy dịch vụ và điểm đến. Đây là bảng tham khảo chi tiết:​

​

Các Yếu Tố Ảnh Hưởng Đến Thời Gian Giao

• Điểm đến: Châu Á (Singapore, Hàn Quốc) chỉ 1–3 ngày; Mỹ, EU cần 5–7 ngày; Châu Phi có thể 10–17 ngày

• Tình trạng thông quan: Hàng bị phân vào luồng đỏ có thể bị giữ thêm 1–3 ngày

• Lịch bay: Không có chuyến bay trực tiếp có thể phải chờ chuyến nối cảnh

• Mùa cao điểm: Dịp Tết, Black Friday, Giáng sinh thường bị chậm 1–3 ngày

• Thông tin không chính xác: Địa chỉ sai, số điện thoại sai là nguyên nhân phổ biến nhất khiến hàng bị trả về​

---

Hàng Hóa Nào Được Phép Và Không Được Gửi?

Trước khi đóng gói, đây là điều bạn bắt buộc phải kiểm tra. Gửi hàng cấm không chỉ bị tịch thu mà còn có thể bị xử phạt hành chính.​

Hàng Cấm Tuyệt Đối (Không Được Gửi Dưới Bất Kỳ Hình Thức Nào)

• Chất ma túy, chất kích thích gây nghiện​

• Vũ khí, đạn dược, chất nổ, pháo hoa, pháo sáng​

• Vật liệu phóng xạ, chất độc sinh học​

• Tiền mặt, séc, chứng khoán​

• Văn hóa phẩm đồi trụy​

• Các mặt hàng bị cấm theo quy định của nước đến​

Hàng Hóa Cần Xin Phép Trước Khi Gửi

• Thực phẩm tươi sống (cần kiểm dịch)

• Động vật sống (trừ loại được quy định rõ)

• Thuốc, dược phẩm (cần giấy phép y tế)

• Đồ cổ, tác phẩm nghệ thuật (cần giấy phép của Bộ Văn hóa)

• Thiết bị điện tử có pin lithium lớn (cần tuân thủ quy định IATA)​

Hàng Hóa Cần Lưu Ý Khi Đóng Gói

• Thực phẩm có mùi mạnh (sầu riêng, mắm tôm) không được gửi dưới dạng hành lý​

• Chất lỏng phải được đóng gói đặc biệt, đảm bảo không rò rỉ

• Pin dự phòng (power bank) bị hạn chế trọng lượng theo quy định hàng không

---

Hướng Dẫn Đóng Gói Hàng Chuẩn Quốc Tế

Đây là bước ít được chú ý nhưng ảnh hưởng trực tiếp đến an toàn hàng hóa và chi phí vận chuyển. Quy trình chuyển phát quốc tế đòi hỏi đóng gói khác với gửi nội địa vì hàng phải chịu nhiều lần chuyển tải.​

Nguyên Tắc Đóng Gói 4 Lớp

1. Lớp 1 – Bảo vệ sản phẩm: Bọc bubble wrap hoặc xốp pe dày ít nhất 3–5 cm xung quanh sản phẩm

2. Lớp 2 – Hộp carton: Dùng hộp carton 3–5 lớp, không dùng hộp cũ đã móp méo

3. Lớp 3 – Chèn lấp: Nhồi xốp đậu phộng hoặc giấy báo để tránh va đập bên trong

4. Lớp 4 – Băng keo: Dán kỹ tất cả các cạnh và góc hộp, không bỏ sót

Quy Tắc Tính Trọng Lượng Thể Tích

Các hãng tính cước theo trọng lượng thực tế hoặc trọng lượng thể tích (volumetric weight), lấy số nào lớn hơn:

Trọng lượng thể tıˊch (kg)=Daˋi (cm)×Rộng (cm)×Cao (cm)5000Trọng lượng thể tıˊch (kg)=5000Daˋi (cm)×Rộng (cm)×Cao (cm)

Ví dụ: Hộp 50×40×30 cm nặng thực tế 3kg → Trọng lượng thể tích = (50×40×30)/5000 = 12kg → Bạn bị tính cước 12kg! Vì vậy hãy đóng gói gọn nhất có thể.

---

Các Lỗi Thường Gặp Và Cách Tránh

Sau nhiều năm quan sát và tư vấn, đây là những lỗi phổ biến nhất khiến quy trình chuyển phát quốc tế bị trục trặc:

Lỗi Về Chứng Từ

• ❌ Khai báo hải quan không đầy đủ hoặc sai thông tin → Bị giữ hàng, phạt, mất thêm thời gian​

• ❌ Thiếu invoice hoặc packing list → Hải quan không có cơ sở thông quan

• ❌ Khai giá trị thấp hơn thực tế → Rủi ro bị phạt nặng, thậm chí tịch thu hàng​

• ✅ Giải pháp: Nhờ nhân viên hãng vận chuyển hỗ trợ điền chứng từ nếu bạn không chắc

Lỗi Về Đóng Gói

• ❌ Dùng hộp carton cũ, mỏng, không đủ cứng

• ❌ Không chèn đệm bên trong, hàng dễ vỡ khi va đập

• ❌ Dán nhãn tracking không chắc, bị rách trong quá trình vận chuyển

• ✅ Giải pháp: Nhiều hãng như DHL, FedEx cung cấp hộp đóng gói tiêu chuẩn miễn phí tại bưu cục

Lỗi Về Thông Tin Giao Hàng

• ❌ Địa chỉ người nhận không có mã bưu chính (ZIP/Postal Code)

• ❌ Số điện thoại quốc tế thiếu mã vùng

• ❌ Tên người nhận không khớp với tên trên chứng minh nhân dân/hộ chiếu

• ✅ Giải pháp: Luôn xác nhận lại thông tin với người nhận trước khi gửi

---

Bảng Giá Tham Khảo Gửi Hàng Đi Các Nước (2025–2026)

Giá cước phụ thuộc vào trọng lượng, điểm đến và loại dịch vụ. Bảng dưới đây là giá tham khảo (chưa bao gồm VAT và phụ phí xăng dầu):

Lưu ý: Đây là giá ước tính năm 2025. Từ 1/1/2026, DHL tăng giá 5,9% và FedEx cập nhật biểu phí mới từ 5/1/2026. Luôn báo giá trực tiếp với hãng hoặc đại lý trước khi gửi.

Cách Tiết Kiệm Chi Phí Gửi Hàng Quốc Tế

• Gom hàng (consolidation): Gom nhiều gói nhỏ thành 1 kiện lớn để hưởng giá sỉ

• Chọn Economy thay Express khi hàng không gấp: tiết kiệm 20–35%

• Đặt lịch trước (pre-booking): Một số hãng có ưu đãi khi đặt trước 24–48 giờ

• Dùng đại lý ủy quyền: Chiết khấu lên đến 30% so với giá niêm yết​

• Tối ưu đóng gói: Giảm kích thước hộp để giảm trọng lượng thể tích

---

Xu Hướng Chuyển Phát Quốc Tế 2025–2026

Ngành chuyển phát đang thay đổi nhanh chóng. Quy trình chuyển phát quốc tế năm 2026 được định hình bởi 4 xu hướng lớn:​

• Tracking thời gian thực (Real-time Tracking): Không chỉ biết hàng ở đâu mà còn dự báo được thời gian giao chính xác đến từng giờ​

• Vận đơn điện tử (e-AWB): Thay thế hoàn toàn vận đơn giấy, giảm thiểu rủi ro mất chứng từ và đẩy nhanh thông quan​

• Tự động hóa kho bãi: Các trung tâm khai thác lớn (DHL, FedEx) áp dụng robot sorting giúp giảm thời gian xử lý xuống còn vài phút

• Hải quan điện tử (e-Customs): Tổng cục Hải quan Việt Nam triển khai thí điểm hải quan tự động từ 1/8/2025, đẩy nhanh thông quan cho doanh nghiệp​

• Bảo hiểm hàng hóa tích hợp: Nhiều hãng tích hợp bảo hiểm trực tiếp vào quy trình đặt hàng online, không cần mua riêng

---

Case Study: Doanh Nghiệp Nhỏ Tối Ưu Chi Phí Gửi Hàng Quốc Tế

Hãy xem ví dụ từ một shop bán handmade tại TP.HCM thường xuyên gửi hàng sang Mỹ và Nhật:

Tình huống ban đầu:

• Gửi 10 đơn/tuần, mỗi đơn ~1kg, dùng FedEx trực tiếp

• Chi phí: ~1.950.000 VNĐ/đơn × 10 = 19.500.000 VNĐ/tuần

Sau khi tối ưu:

• Chuyển sang đại lý ủy quyền FedEx với chiết khấu 25%

• Gom 3–4 đơn đi cùng địa chỉ vùng thành 1 kiện

• Tối ưu đóng gói giảm trọng lượng thể tích

• Chi phí còn: ~13.200.000 VNĐ/tuần → tiết kiệm ~6,3 triệu/tuần

Bài học: Chỉ cần nắm rõ quy trình chuyển phát quốc tế và các lựa chọn thay thế, doanh nghiệp nhỏ hoàn toàn có thể tiết kiệm 25–35% chi phí logistics mà không ảnh hưởng đến chất lượng dịch vụ.

---

Câu Hỏi Thường Gặp

Quy trình chuyển phát quốc tế gồm bao nhiêu bước?

Quy trình chuyển phát quốc tế tiêu chuẩn gồm 5 bước chính: (1) Nhận hàng và tạo vận đơn, (2) Khai báo hải quan xuất khẩu, (3) Vận chuyển quốc tế, (4) Thông quan nhập khẩu tại nước đến, (5) Phân phối và giao hàng tận nơi. Mỗi hãng có thể bổ sung thêm 1–2 bước phụ tùy quy trình nội bộ, nhưng về cơ bản đều đi qua 5 mốc này.​

Gửi hàng quốc tế mất bao lâu để đến nơi?

Thời gian dao động từ 3 đến 15 ngày tùy dịch vụ và điểm đến. Dịch vụ Express (DHL, FedEx, UPS) thường giao trong 3–5 ngày làm việc. Dịch vụ tiết kiệm (EMS, Bưu điện) cần 7–14 ngày. Đi các nước châu Á như Singapore, Hàn Quốc chỉ cần 1–3 ngày; đi Mỹ hay châu Âu cần 5–7 ngày với dịch vụ Express.

Cần chuẩn bị những giấy tờ gì khi gửi hàng quốc tế?

Các chứng từ cơ bản gồm: Tờ khai hải quan điện tử (qua VNACCS), Commercial Invoice (hóa đơn thương mại), Packing List (bảng kê hàng), và Airway Bill (vận đơn). Với hàng chuyên ngành (thực phẩm, dược phẩm, đồ cổ) còn cần thêm giấy phép chuyên biệt. Tốt nhất nên nhờ nhân viên hãng vận chuyển hỗ trợ điền đầy đủ để tránh bị hải quan giữ hàng.

Hàng bị giữ ở hải quan phải làm gì?

Trước tiên hãy liên hệ ngay với hãng vận chuyển để hỏi lý do. Thường có 3 nguyên nhân: (1) Thiếu/sai chứng từ — bổ sung ngay; (2) Hàng hóa cần kiểm tra thực tế — chờ và phối hợp; (3) Hàng thuộc diện cần giấy phép — bổ sung giấy phép. Với hàng nhập khẩu, người nhận có thể phải nộp thuế để giải phóng hàng. Đừng bỏ qua thông báo vì hàng có thể bị tịch thu sau thời hạn lưu kho.

Gửi hàng quốc tế bằng DHL hay FedEx tốt hơn?

Cả hai đều là hãng top-tier với chất lượng dịch vụ tương đương. DHL mạnh hơn về mạng lưới châu Á–châu Phi và hỗ trợ khách hàng. FedEx thường có giá cạnh tranh hơn một chút và mạnh tuyến đi Mỹ. Từ 1/1/2026, DHL tăng phí 5,9% nên khoảng cách giá giữa hai hãng có thể rộng hơn. Nếu gửi thường xuyên, nên so sánh giá cụ thể qua đại lý để có báo giá tốt nhất.

Chi phí gửi hàng quốc tế có bao gồm thuế không?

Giá cước niêm yết thường chưa bao gồm VAT (8–10%) và phụ phí nhiên liệu (biến động theo tháng). Ngoài ra còn có thể phát sinh: phí vùng xa (remote area surcharge), phí hàng cồng kềnh, phí khai báo hải quan. Thuế nhập khẩu ở nước đến do người nhận chịu, không phải người gửi.

Có thể theo dõi hàng chuyển phát quốc tế không?

Có. Tất cả các hãng lớn (DHL, FedEx, UPS, EMS) đều cung cấp hệ thống tracking trực tuyến theo thời gian thực. Bạn chỉ cần nhập mã tracking (trên vận đơn) vào website của hãng. Năm 2025–2026, nhiều hãng đã tích hợp thêm thông báo qua SMS/email tự động ở từng mốc quan trọng trong hành trình.

Gửi hàng quốc tế có cần mua bảo hiểm không?

Không bắt buộc, nhưng nên mua với hàng giá trị cao. Hầu hết hãng chỉ bồi thường giới hạn (thường 100–300 USD/kiện) nếu hàng hư hỏng hoặc thất lạc mà không có bảo hiểm. Chi phí bảo hiểm thường chỉ 1–2% giá trị hàng — rất đáng so với rủi ro mất toàn bộ. Một số hãng tích hợp bảo hiểm ngay trong quy trình đặt hàng online.​

---

Kết Luận

Quy trình chuyển phát quốc tế không hề phức tạp nếu bạn chuẩn bị kỹ từ đầu. Tóm lại, 3 yếu tố quyết định một lần gửi hàng thành công là: (1) Chứng từ hải quan đầy đủ và chính xác, (2) Đóng gói chuẩn tiêu chuẩn quốc tế, (3) Chọn hãng/dịch vụ phù hợp với loại hàng và ngân sách.

Năm 2026, với việc hải quan điện tử được triển khai rộng hơn và các hãng lớn liên tục nâng cấp công nghệ tracking, quy trình chuyển phát quốc tế ngày càng nhanh hơn, minh bạch hơn và ít rủi ro hơn cho cả người gửi và người nhận.

Bạn đã sẵn sàng gửi kiện hàng đầu tiên ra quốc tế chưa? Hãy bắt đầu bằng cách liên hệ hãng vận chuyển uy tín, chuẩn bị đủ chứng từ theo hướng dẫn trong bài này, và đừng quên so sánh giá qua đại lý để tiết kiệm tối đa. Nếu còn thắc mắc gì, hãy để lại câu hỏi ở phần bình luận — mình luôn sẵn sàng hỗ trợ!